Voorbeeldbrief informatieverzoek loontransparantie: wat moet je antwoorden?
Een medewerker mailt: "Wat verdienen collega's die hetzelfde werk doen als ik?" Onder de komende Wet loontransparantie heeft hij of zij recht op een antwoord, ook bij een werkgever met 15 mensen: niet het loon van individuele collega's, wel het gemiddelde per geslacht. Dit is wat je moet antwoorden, binnen welke termijn, en hoe zo'n brief eruitziet.
- Je geeft schriftelijk het eigen loon van de medewerker en het gemiddelde loon van vrouwen en van mannen in de categorie die gelijk of gelijkwaardig werk doet.
- Uiterlijk twee maanden na de datum van het verzoek.
- Ook als er maar één collega in de groep zit: er is geen minimale groepsgrootte.
- Te laat of onvolledig? Dan moet jij in een loonzaak aantonen dat je niet discrimineert.
Stand van zaken (1 oktober 2026): dit is nog een wetsvoorstel. De Tweede Kamer behandelt het op 7 december 2026 en 11 januari 2027, daarna de Eerste Kamer. De wet gaat in "op een bij koninklijk besluit te bepalen tijdstip" (art. VI). Het kabinet mikte op 1 januari 2027; de vakpers rekent op 1 juli 2027. Artikelnummers hieronder zijn die van de Wet gelijke behandeling van mannen en vrouwen (Wgbmv) zoals die volgens het wetsvoorstel gaat luiden.
Wat mag een medewerker vragen?
"De werkgever verstrekt aan de werknemer op diens verzoek schriftelijke informatie over diens individuele loonniveau en over de naar geslacht uitgesplitste gemiddelde loonniveaus voor categorieën van werknemers die dezelfde of gelijkwaardig werk verrichten als de werknemer."Art. 10b lid 1 Wgbmv (wetsvoorstel 36 949)
In gewone taal: de medewerker krijgt op papier of per mail (1) wat hij of zij zelf verdient en (2) wat vrouwen en mannen gemiddeld verdienen in de groep die hetzelfde of gelijkwaardig werk doet. Niet: wat individuele collega's verdienen, en niet het gemiddelde van het hele bedrijf. Dit geldt voor alle werkgevers, hoe klein ook.
"Loonniveau" is het brutoloon, als bruto jaarloon én als bruto-uurloon. Volgens het concept-Besluit (art. 2, nog in consultatie) is dat het fiscale loon (loon LB/PH), met vakantiegeld en een IKB-budget op basis van opbouw. Dat is niet hetzelfde als het brutobedrag op de loonstrook. Vraag je salarisadministratie om precies dit cijfer.
Welke functies "gelijk of gelijkwaardig" zijn, volgt uit je functie-indeling: een systeem met in ieder geval vaardigheden, inspanning, verantwoordelijkheid en arbeidsomstandigheden (art. 8 lid 2). Heb je nog geen indeling, dan is dat stap één.
Hoe snel moet je antwoorden?
"De werkgever verstrekt de informatie, bedoeld in het eerste lid, binnen een redelijke termijn, en uiterlijk binnen twee maanden na de datum waarop het verzoek is gedaan."Art. 10b lid 3
De twee maanden lopen vanaf de dag dat de medewerker het verzoek deed, niet vanaf de dag dat het bij jou binnenkwam. Een verzoek van 31 december moet dus uiterlijk eind februari beantwoord zijn. Stuur kort na het verzoek een ontvangstbevestiging met de datum waarop het antwoord uiterlijk komt; dat is niet verplicht, maar voorkomt onrust.
Wat als je te laat of onvolledig antwoordt?
"Het is aan een werkgever die een loontransparantieverplichting als bedoeld in artikel 3, vijfde of zesde lid, dan wel de artikelen 10a tot en met 10d, niet heeft nageleefd, om in geval van een vordering wegens verboden onderscheid, aan te tonen dat daarvan geen sprake is."Art. 11a (de uitzondering: als de schending "onmiskenbaar onopzettelijk en van geringe aard" was)
Let op: de nota van wijziging (Kamerstuk 36 949 nr. 7) vervangt in dit artikel "vijfde of zesde lid" door "vijfde, zesde en zevende lid". Dan geldt het ook als je sollicitanten naar hun huidige of eerdere loon vraagt (art. 3 lid 7).
Normaal moet een medewerker in een loonzaak eerst feiten aanvoeren die discriminatie doen vermoeden (art. 6a Wgbmv). Heb je het informatieverzoek niet goed of niet op tijd beantwoord, dan draait dat om en moet jij bewijzen dat je niet discrimineert. Een slordig antwoord maakt een loonzaak dus veel zwaarder voor je, ook als je beloning eerlijk is.
En als er maar één collega in de groep zit?
Dan geef je het gemiddelde toch, ook al kan de medewerker daaruit het loon van die ene collega afleiden. In de nota naar aanleiding van het verslag (Kamerstuk 36 949 nr. 6) schrijft de regering dat er "geen sprake [is] van een minimale groepsgrootte, omdat de richtlijn daar geen ruimte voor biedt". De verwerking rust op een wettelijke plicht, dus de collega kan er geen bezwaar tegen maken. Wel moet je medewerkers vooraf informeren dat hun loongegevens hiervoor worden gebruikt (art. 13 en 14 AVG, volgens dezelfde nota): zet het in je privacyverklaring.
"Persoonsgegevens die op grond van artikel 10b tot en met 10e worden verwerkt, worden uitsluitend gebruikt voor de toepassing van het beginsel van gelijk loon."Art. 10f lid 1. Lid 2: "De werkgever kan van werknemers eisen dat zij zich aan het bepaalde in eerste lid houden."
Je mag de medewerker in je brief dus vragen de informatie over collega's alleen voor gelijk loon te gebruiken.
Mag de medewerker over het eigen loon praten?
"Werknemers worden niet belet informatie over hun loon bekend te maken ten behoeve van de toepassing van het beginsel van gelijk loon."Art. 10b lid 5. Lid 6: "Ieder beding in strijd met het vijfde lid is nietig."
Een geheimhoudingsbeding over salaris is dus nietig voor zover het medewerkers belet hun loon bekend te maken met het oog op gelijk loon. Verder geldt het verbod op benadeling: je mag een medewerker niet benadelen omdat die zijn of haar recht op gelijk loon gebruikt of een klacht indient (art. 11b).
Iedereen jaarlijks informeren
"De werkgever informeert zijn werknemers jaarlijks over het recht op informatie en over de stappen die de werknemer moet doorlopen om dit recht uit te oefenen."Art. 10b lid 4
Een korte mail of een alinea in het personeelshandboek is genoeg: wat je kunt vragen, bij wie, en dat het antwoord binnen twee maanden komt.
Zo ziet een antwoordbrief eruit
Een fragment uit de voorbeeldbrief in ons pakket. De gele velden komen uit het bijbehorende rekenblad.
Beste [naam],
Op [datum verzoek] vroeg je ons om informatie over je loon en over het gemiddelde loon van collega's die hetzelfde of gelijkwaardig werk doen. Je hebt daar recht op (artikel 10b Wet gelijke behandeling van mannen en vrouwen). In deze brief vind je die informatie.
1. Je eigen loon
Je bruto jaarloon over [periode] was [eigen jaarloon]. Dat komt overeen met een bruto-uurloon van [eigen uurloon].
3. Gemiddeld loon in jouw categorie
| Eigen medewerkers in [categorie] | Aantal | Gem. bruto jaarloon | Gem. bruto-uurloon |
|---|---|---|---|
| Vrouwen | [aantal vrouwen] | [gem. jaarloon vrouwen] | [gem. uurloon vrouwen] |
| Mannen | [aantal mannen] | [gem. jaarloon mannen] | [gem. uurloon mannen] |
Het gemiddelde is de som van de lonen gedeeld door het aantal medewerkers in de groep. Werk je in deeltijd of maar een deel van het jaar, dan is je jaarloon lager; het uurloon is daarom de beste vergelijking.
De volledige brief heeft ook alinea's voor een kleine groep, ingeleende krachten, een medewerker met geslacht X, wat als loon meetelt, en wat de medewerker met de informatie mag doen.
Checklist
- Noteer de datum van het verzoek en zet de uiterste datum (twee maanden later) in je agenda.
- Stuur een ontvangstbevestiging.
- Bepaal de categorie aan de hand van je functie-indeling.
- Vraag je salarisadministratie om het fiscale jaarloon en de verloonde uren per medewerker in die categorie, en reken de gemiddelden uit, apart voor eigen medewerkers en ingeleende krachten.
- Schrijf de brief: eigen loon, categorie, gemiddelden per geslacht, wat als loon telt, het recht op verduidelijking en het gebruik alleen voor gelijk loon.
- Zie je een verschil dat je niet kunt uitleggen met objectieve, genderneutrale criteria? Los het op.
De brief en het rekenblad, klaar om in te vullen
Het loontransparantie-pakket heeft deze antwoordbrief compleet, met een rekenblad dat de gemiddelden en de uiterste datum uitrekent, plus een salarisregel voor je vacatures. Voor werkgevers zonder cao, en voor adviseurs met meerdere klanten.
Het pakket is klaar; bestellen kan binnenkort.
Bronnen
- Wetsvoorstel 36 949, Kamerstuk nr. 2 (art. 3, 8, 10a, 10b, 10f, 11a, 11b en VI; geraadpleegd 2-10-2026)
- Memorie van toelichting, Kamerstuk nr. 3
- Tweede Kamer, dossier 36 949, met de nota naar aanleiding van het verslag (nr. 6) en de nota van wijziging (nr. 7)
- Concept-Besluit implementatie Richtlijn loontransparantie (definitie brutoloon, consultatie)
Dit is geen juridisch advies. Het is een uitleg van een wetsvoorstel dat nog kan veranderen. Twijfel je over jouw situatie, vraag het dan je arbeidsjurist of je werkgeversorganisatie.